Pediram-me para colocar aqui este texto, escrito por mim há bastante tempo. Só posso dizer que é chato, chato, chato! Espero, por isso, que ao menos possa ter alguma utilidade.
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Nota importante: Este texto indica uma prática do bloguista, que poderá variar de caso para caso e que é dada como mero indicativo. Haverá portanto que a comprovar e não se assume qualquer responsabilidade, como é óbvio, por resultados diferentes em mãos e equipamentos que não sejam, umas e outros, os do Autor.
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I. Um convite...
"O texto de um qualquer autor anónimo do Sec. XIII
pode ser muito mais inteligível que muitas das instru-
ções hoje existentes quanto a informática!"
Professor Tornesol
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Em primeiro lugar... sente-se! Descontraia-se! O seu problema não é nem dramático nem original. É mesmo muito simples! E, no entanto, é a base de sucesso para a recentemente aceite elaboração informática de textos formais (p.ex. actas) em livros de folhas soltas. Modernices ! Mas, como o tempo não pára e se poupa, de facto, muito trabalho...
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II.A "filosofia" do sistema !
"Filosofia! Filosofia! Bla! Bla! Bla!"
Moe (o colega bruto do Calvin)
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É claro que não vamos fazer uma grande discussão filosófica sobre o sistema, pelo que este título deveria cair nos casos de "publicidade enganosa". O que vamos é apontar alguns princípios ou passos que fundamentam a prática do que vem a seguir. Entendidos esses princípios, é tudo muito mais fácil de compreender. E não custa nada!
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1º Princípio: Pode sempre dactilografar o texto inicialmente em bruto e depois lapidar o diamante! O problema, aqui, é seu. Nem faz parte desta questão. Já sabe que vamos partir de um texto todo bem trabalhado (tipos de letras, aspecto de parágrafos, formatação de texto) como quer que definitivamente fique... em páginas com um número certo de linhas!
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2º Princípio: O que vamos fazer a seguir é válido para o texto todo e não apenas para parte dele! Temos pois de tomar medidas para que assim seja. Sem qualquer dúvida!
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3º Princípio: É sempre necessário configurar a página! Nenhum gato entra num buraco antes de verificar, com os bigodes, se cabe. Ninguém compra um fato, num pronto-a-vestir, sem o ensaiar primeiro. Aqui é o mesmo: temos de saber qual a "mancha escrita" e "as margens" que queremos na página. Temos que saber o uso. Por exemplo: num texto de acta a imprimir em folhas soltas temos de contar com os cabeçalhos e rodapés que nestas existam. Daí a necessidade da configuração, que vai lançar logo mão duma instrução contida no primeiro termo da régua de menus do Word (Ficheiro ou File). É evidente que estamos a falar de folhas A4 em disposição vertical, mas se forem outras as dimensões ou outra a apresentação, o que aqui fica dito aplica-se com as necessárias adaptações!
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4º Princípio: Já que vamos querer um número certo de linhas por página, certamente que fará jeito numerá-las! É possível andar sem velocímetro e emagrecer sem balança... mas a quantificação faz sempre jeito! Daí que ainda dentro da configuração de página, como veremos, a gente vá encontrar os acessórios adequados para fazer isto bem feito. Mas se, por vezes, não há inconveniente em que os números das linhas sejam impressos e fiquem visíveis no documento, outras vezes isso não é recomendável. Vamos aprender, portanto, a numerar as linhas... mas a poder esconder a numeração!
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5º Princípio: A numeração das linhas não serve para nada se não a pudermos ver, mesmo quando escondida! Isto é outra verdade bem clara! Vamos ver como fazer...Não tem problema! É uma questão de Ver / View ! [poremos sempre as alternativas em Português, para ios que têm o Word
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6º Princípio: O problema de um número exacto de linhas por página é uma questão de divisão! Certo! Por isso, em princípio, se dividirmos a mancha impressa pelo espaçamento entre linhas e definirmos este, teremos um número fixo de linhas... ou não teremos? É certamente uma questão de Formatar / Format .
7º Princípio: Devem ser desligados os sistemas que, tendo sido concebidos para ajudar em certas circunstâncias, nas que nos interessam só prejudicam! O que se disse atrás estaria rigorosamente certo se o "Word" não fosse tão bom e não procurasse garantir, de forma automática, a estética da folha. Por isso o "Word" preocupa-se com as chamadas "viúvas" e os "órfãos" e automaticamente procura resolver a situação destes... e dá-nos cabo das contas para obter um número de linhas certo. "Viuvas" e "orfãos" são linhas que ficam isoladas de um parágrafo numa mudança de página, e o "Word" tenta automaticamente evitá-las, ou chamando outras linhas à página anterior ou atirando-as para a página seguinte. E assim nós que, p.ex., tínhamos tudo calculado para ter páginas de 25 linhas vamos, num texto comprido, ter páginas de 23, 24, 25, 26 e até 27 linhas, dependendo das margens que adoptamos. Ora num sistema de linhas fixas isto não é admissível. Temos de ter uma solução mais radical, deixando as viuvas ficar viuvas e os órfãos ficar órfãos e desligando os sistemas automáticos que evitavam isso! Continua a ser uma questão de Formatar / Format.
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8º Princípio: verificar todo o texto no monitor, fazer desaparecer linhas sem texto, retirar acessórios desnecessários ou inconvenientes e imprimir um ensaio página a página. O seguro morreu de velho e imprimir um texto definitivo num livro de folhas soltas obriga a certos cuidados. Por isso se identifica este passo! Atenção a indicações desnecessárias que por vezes se deixam na minuta mas que, no texto definitivo, convem apagar (refiro-me a cabeçalhos, rodapés, numerações, apontamentos, etc.). A impressão página a página, tirando manualmente cada uma, é especialmente útil quando se tira em "frente e verso". Mas em qualquer caso (impressão de um so lado ou de ambos), qualquer ordem genérica de "imprimir", mesmo separando par e impar e sem ser controlando manualmente página a página, é um certo convite ao desastre! Que ainda será maior se se tiver deixado a impressora com ordem de impressão "ao inverso" i.e. do fim para o princípio! Página a página e manualmente, à Guttemberg, é que tem de ser!
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9º Princípio: imprimir agora, página a página, depois de verificar o ensaio: Boa sorte! Que a impressora não enrole, não tenha birras e que o tinteiro, a meio, se não esgote!
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III. Concluída a exposição teórica... vamos à prática! .
"No futebol, o que conta são os golos
que se metem numa das balizas!
É porém recomendável que não sejam na nossa!"!
Ouvinte não identificado da "Bancada Central"
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Para maior facilidade de todos, as indicações reportam-se tanto ao "Word" em Português, como ao "Word" em Inglês, postos ambos lado a lado, em negrita e itálico. Assim:
Português / English
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1º Passo: Dactilografar o texto e lapidar o diamante:
Como se disse acima, aqui o problema é seu. Pode começar por impor uma norma de execução do texto, ou pode adaptá-lo no fim. Importante é que o que fizer se faça uniformemente em todo o texto. Eu costumo ir ao Editar / Edit , colocar o Seleccionar tudo / Select all e, a partir daí, escolher o meu tipo favorito (geralmente em actas uso o Arial 11) e clicar na formatação. Retirando agora o Seleccionar tudo / Select all, desço pelo texto abaixo, controlo títulos de capítulos ou secções, verifico se as numerações estão sequenciais, faço realces ou reentrâncias no texto, faço desaparecer linhas em branco nos casos em que tal é exigível, etc. Ou seja: coloco todo o texto "como deve ser" salvo a tal pertinente questão do número certo de linhas por página.
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2º Passo: O que vamos fazer a seguir é válido para o texto todo e não apenas para parte dele:
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Já se disse como resolver isto: é, agora, irmos ao Editar / Edit, colocarmos o Seleccionar tudo / Select all e mantermos isto assim nas operações subsequentes. Não tem que saber!
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3º Passo: É sempre necessário configurar a página!
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A sequência de operações é a seguinte:
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3.1. Ficheiro / File -> Configurar página / Page Setup -> submenu Margens / Margins
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3.2. Agora vai ter de colocar os valores de acordo com as suas necessidades. Para 25 linhas por página e para o sistema de páginas que costumo usar para actas em livros de folhas soltas A4, os valores que recomendo são os seguintes (à direita medidas em polegadas para "Word" em Inglês no caso desse programa não adoptar centímetros!):
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Margens / Margins
Superior 5 cm / Top 2.0"
Inferior 3 cm / Bottom 1.2"
Esquerda 3,2 cm / Left 1.25"
Direita 3,2 cm / Right 1.25"
Medianiz- 0 cm / Gutter 0"
Cabeçalho 1,25 cm / Header 0.5"
Rodapé 1,25 cm / Footer 0.5"
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3.3. Para livros de actas em folhas soltas, com folhas impressas dos dois lados, clico também em Margens simétricas / Mirror Margins.
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3.4. E em Aplicar / Apply to selecciono a todo o documento / whole document.
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3.5. Agora, ainda sem sair do menu Configurar a página / Page Setup passo ao submenu Tamanho de Papel / Paper size e verifico se está de facto no tamanho de papel conveniente, neste caso A4: Tamanho de Papel: A4 / Paper Size: A4 e em Orientação: Vertical / Orientation: portrait.
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Recordar o que já se disse: tudo o que se está a expor tem por base esta configuração. Assim se o tamanho do papel e a orientação forem outros, é aqui que se deve actuar para fazer a devida adaptação.
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3.6. Ainda dentro do menu Configurar a página / Page Setup vem seguidamente o submenu Origem do Papel / Paper source . Embora eu, para as actas, faça alimentação manual página a página indico aqui Tabuleiro pre-definido / Default tray (ou seja, eu é que coloco manualmente as páginas uma a uma no tabuleiro com a disposição adequada, posição que para o printer que estou a usar eu ensaiei antes com uma folha em branco apenas com um risco numa das páginas) e também Aplicar a: Todo o Documento / Apply to: whole document.
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3.7. Para acabar o menu Configurar a página / Page Setup só resta o submenu Esquema / Layout. E este vai para o passo seguinte... Não saio, portanto, do Configurar a página / Page Setup!
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4º Passo: Já que vamos querer um número certo de linhas por página, certamente que fará jeito numerá-las!
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Já disse que, aqui, vou ao último submenu, Esquema / Layout, do menu Configurar página / Page Setup. E o que há a fazer , na minha prática para actas em folhas soltas, é o seguinte:
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4.1. Verificar Início de secção: Nova página, Cabeçalhos e rodapés / Section Start: New page, Headers e Footers tudo em branco (a menos que interesse outra coisa), Alinhamento vertical: superior / Vertical alignment: Top e Aplicar a: todo o documento / Apply to: whole document..
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4.2. Clicar agora no botão Números de Linha / Line numbers. Aparece um sub-submenu com o mesmo nome!
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4.3.Colocar sinal em Numerar linhas / Add line numbering: de facto foi mesmo para isso que viemos até aqui! Os restantes botões "acendem-se".
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4.4. Podemos logo verificar ou escrever as seguintes indicações: Iniciar em: 1 / Start at: 1 (de facto, não parece que queiramos iniciar a numeração noutro número...), Contar por: 1 / Count by: 1 o que permite numerar as linhas todas (se puséssemos Contar por: 5 / Count by: 5 só apareceriam as linhas contadas de 5 em 5), e, à direita, Numeração: reiniciar em cada página / Numbering: restart each page (é em geral o que precisamos, ou seja, saber que temos um número certo de linhas por página!). Repare-se que deixamos em aberto o botão Do texto / From text!
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4.5. De facto, este botão Do texto / From text é o que nos vai indicar qual a distância da numeração das linhas ao texto escrito. Se quisermos que essa numeração fique visível, basta deixar Do texto: Autom. / From text: Autom. ; se quisermos que fique invisível, como em geral sucede para actas em folhas soltas, clicar imediatamente ao lado e para cima até desaparecer a indicação Autom. / Autom. e sucessivamente até 3,0 cm / 1.2" em programas em Inglês que não adoptem cm. . Porque temos tudo feito, clicar agora no OK / OK do sub-submenu Numeros de Linha / Line numbers (não esquecer!) e fechar este passo da obra clicando no OK / OK do menu Configurar Página / Page Setup. Adiante...
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5º Passo: A numeração das linhas não serve para nada se não a pudermos ver, mesmo quando escondida!
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Se usámos a indicação feita para a numeração visível, poderemos verificar imediatamente que ela está lá, à esquerda de cada linha! Se usámos a indicação feita para a numeração invisível, certamente que não a podemos imediatamente ver! Mas ela está lá... e é conveniente que seja vista!
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Para isto faz-se:
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Ver / View -> Zoom /Zoom -> Tipo de Zoom: 75% / Zoom to: 75% -> OK /OK...
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e a numeração das linhas deve ficar visível! Manter assim até ao fim!
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6º e 7º Passos: O problema de um número exacto de linhas por página é uma questão de divisão!
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Devem ser desligados os sistemas que, tendo sido concebidos para ajudar em certas circunstâncias, nas que nos interessam só prejudicam!
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Estes dois princípios ou passos, que são a chave do sucesso, estão tão intimamente ligados que os vamos abordar conjuntamente! As fases são as seguintes...
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6&7.1. Repetir a manobra do Passo 2, se necessário!
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Editar / Edit -> Seleccionar tudo /Select all
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6&7.2. Agora...Formatar / Format -> Parágrafo / Paragraph -> Submenu Quebras de página e de linha / Line and page breaks
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6&7.3. Limpar todas as indicações neste Submenu! Deve ficar tudo em branco! (é a eliminação dos tais inconvenientes que metem "viúvas e órfãos")!
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6&7.4. Passar ao Submenu Avanços e espaçamentos / Indents and spacing . Verificar: Alinhamento: justificado / Alignment: justified ; Avanço / Indentation : as indicações aqui dependem do texto; Espaçamento / Spacing : e é aqui que está o essencial da questão. Para a configuração de página indicada as indicações a manter, para a obtenção de 25 linhas fixas por página são:
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Antes / Before: 0 pt
Depois / After : 0 pt
Esp. entre linhas : Exactamente / Line spacing : Exactly ( "descendo" no botão)
Em: 24,5 pt / At : 24.5 pt ( idem)
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Nota: como se dirá adiante, este valor 24.5 pt em geral dá as 25 linhas nas restantes condições do ensaio, mas é susceptível de ser ajustado. É aqui também que se pode fazer variar o número de linhas, baixando este valor (para maior número de linhas), ou subindo-o, para menor! P.ex. para 35 linhas e nas restantes condições do ensaio o valor poderá ser 17,4.
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6&7.5. Por segurança, passar outra vez ao Submenu Quebras de página e de linha / Line and page breaks e verificar se se mantém "tudo em branco" como é essencial. Se não, corrigir antes de clicar no OK / OK (não esquecer!).
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6&7.6. Correr o texto no monitor página a página (todas as páginas!) e verificar se estão todas com 25 linhas (no caso de querermos 25 linhas i.e. de - nestas condições - termos Em: 24,5 pt / At: 24.5 pt ! ) Se não estiverem, voltar atrás! Ajustar ligeiramente (para o lado adequado) o valor que pusemos em 24,5 (p.ex. 24,3 no caso de haver páginas com 24 linhas... ou 24,7 no caso de haver páginas com... 26 linhas) e verificar sempre o Submenu Quebras de página e de linha / Page and line breaks antes de voltar a clicar no OK / OK (essencial não esquecer isto!).
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6&7.7. Feito isto, toda a parte informática está, em princípio, feita!
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8º Passo: Verificar todo o texto no monitor, fazer desaparecer linhas sem texto, retirar acessórios desnecessários ou inconvenientes e imprimir um ensaio página a página.
8.1.Muita atenção ao caso de ser necessário trancar linhas com o "hífen" (ou "sinal menos") ou "middle score"; Verificar se estão mesmo todas trancadas! --------------------------------------------------------------
8.2. Se observou cuidadosamente as fases anteriores, algumas das outras verificações estão já garantidas. Mas convém sempre verificar:
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a) se todas as folhas têm o número de linhas desejado (caso não tenham, voltar ao passo anterior);
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b) se existem linhas sem texto (fazê-las desaparecer);
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c) se os alinhamentos do texto, os títulos, etc. estão graficamente correctos;
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d) se na numeração das partes do texto (se forem numeradas ou alfanumerizadas) não "saltou" ou "duplicou" alguma! [Na versão original deste apontamento, aqui cometia-se voluntariamente um erro de sequência, para que fosse notado!]
e) se existem rodapés ou cabeçalhos ou apontamentos que não devam existir;
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f) se o texto está todo homogéneo em tipo, cor, composição de parágrafo, etc.
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g) se a numeração das linhas está visível... e não deveria estar!
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8.3. Para completar com o espaço para as assinaturas o texto completo duma acta, eu marco seguidamente ao texto dactilografado, com um ponto final inicial, tantas linhas quantas as correspondentes às assinaturas a receber.
8.4. É sempre possível iniciar a nova acta ou o novo texto no espaço deixado livre pelo texto anterior i.e. na mesma página mas - repito! - não esquecendo o espaço necessário para as assinaturas, se as houver. Como já disse acima, eu marco essas linhas para assinatura com pontos finais iniciais para não as esquecer na contagem!. Assim:
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Para isso, deve anotar-se a lápis em que número de linha deve essa nova acta começar a ser impressa e "descer o texto" no original, antes de imprimir, até que a primeira linha dele fique nessa linha. Eu faço sempre um ensaio com a primeira página, numa folha em branco, para verificar mesmo... e só depois passo a imprimir o original tendo o maior cuidado em dispor sucessivamente a folha para que seja impressa a página do lado correcto de impressão!
8.5.Seguidamente, aconselho a tirar uma prova em papel com a configuração exacta com que a acta vai ser passada ao livro (isto é primeira página par ou ímpar, como seja o caso). Faço sempre a introdução manual página a página, tendo o maior cuidado em que não apareça sobre-impressão de textos, o que obriga a estar muito atento.
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8.6. Recomendo agora que o texto seja controlado na prova, fazendo as verificações finais como referidas em 1. supra, verificando o próprio texto (ortografia, com ou sem verificação automática prévia), numeração sequencial, extenso a seguir a números, etc. Usar seguidamente a prova como guia para a impressão final.
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9º Passo: Imprimir agora, página a página, depois de verificar o ensaio
É a hora da verdade!
Faço-o sempre manualmente, colocando folha a folha no tabuleiro com a disposição adequada. A ordem de impressão é também dada página a página! Repito: Boa sorte!
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IV. A fechar...
"Os aviões são a jacto..."
(tradução livre de "Alea jacta est!" por
um aluno desastrado do secundário)
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Todas as sugestões e melhorias são bem-vindas! Há certamente pessoas muito mais rápidas que fazem isto e não só com maior sofreguidão e com processos mais expeditos. Será certamente a diferença entre o artesanato e a manufactura em série. Eu, cá por mim, sou assim e assim me mantenho... divirto-me com isto... e essencialmente gosto de partilhar a experiência (como é o caso) e de fruir o momento. "Ça fait bien la différence"!
E atenção à "nota importante" inicial!Boa noite!